Vier jaar oud en nooit bijgewerkt, dat is bij een inspectie al snel een probleem. Bij een RI&E draait het namelijk niet vooral om de datum op het document, maar om de vraag of de inhoud nog klopt met hoe er in je bedrijf gewerkt wordt.
Veel werkgevers zoeken naar een vaste wettelijke termijn. Die is er niet in die vorm. De Arbowet eist dat de RI&E altijd actueel is. Dat betekent in de praktijk twee dingen: je past deze direct aan bij belangrijke veranderingen, en je controleert ook periodiek of alles nog klopt. Hieronder lees je hoe je bepaalt hoe vaak dat nodig is en waar je op moet letten.
Wanneer moet je een RI&E uitvoeren of bijwerken?
De kern is simpel: een RI&E moet altijd actueel zijn.
Er is dus geen vaste regel zoals “eens per jaar” of “eens per vier jaar” die voor iedereen geldt. Wel geldt dat je deze direct moet actualiseren zodra er significante wijzigingen zijn in:
- het bedrijf
- werkmethoden
- risico’s
- wetgeving
Ook een ongeval of bijna-ongeval is een duidelijk moment om de RI&E opnieuw te bekijken en bij te werken.
Welke termijn kun je aanhouden zonder grote wijzigingen?
Als er geen grote veranderingen zijn, is het verstandig om de inventarisatie en evaluatie minimaal elke 3 tot 5 jaar te beoordelen en zo nodig te actualiseren.
Dat is geen harde wettelijke einddatum, maar wel een praktische ondergrens. Een document dat ouder is dan 4 jaar wordt bij inspectie vaak als verouderd beoordeeld. Daarbij kijkt een inspecteur niet primair naar de datum, maar naar de inhoud.
Wat heb je nodig om dit goed te regelen?
Voor een goede actualisatie heb je het volgende nodig:
- actuele kennis van de Arbowetgeving
- inzicht in bedrijfsprocessen en werkomstandigheden
- betrokkenheid van medewerkers
- bij meer dan 25 medewerkers, een gecertificeerde arbodeskundige voor toetsing
Regel daarnaast vooraf dat in je arbobeleid staat hoe vaak je controleert en op welke manier je actualiseert.
Zo bepaal je hoe vaak je moet actualiseren
- Begrijp dat de RI&E altijd actueel moet zijn.
- Controleer of er significante wijzigingen zijn in bedrijf, werkmethoden, risico’s of wetgeving.
- Actualiseer de RI&E direct bij zulke wijzigingen.
- Plan een periodieke controle, minimaal elke 3 tot 5 jaar.
- Check of je branche of certificering vaker actualiseren verplicht stelt, zoals bij VCA of ISO.
- Leg de gekozen frequentie vast in het arbobeleid.
- Laat bij meer dan 25 medewerkers de RI&E en het Plan van Aanpak toetsen door een gecertificeerde arbodeskundige.
Welke veranderingen zijn een direct signaal?
Niet elke kleine aanpassing vraagt meteen om een volledig nieuw document, maar significante wijzigingen wel. Denk daarom steeds vanuit de praktijk van het werk.
Let in elk geval op deze momenten:
- veranderingen in het bedrijf
- andere werkmethoden
- nieuwe of veranderde risico’s
- wijzigingen in wetgeving
- een ongeval of bijna-ongeval
Zo’n gebeurtenis is een duidelijk signaal. Wacht dan niet tot de volgende geplande controle, maar verwerk de wijziging direct.
Hoe leg je de frequentie goed vast?
Zorg dat in je arbobeleid duidelijk staat:
- hoe vaak je periodiek controleert
- wanneer tussentijdse actualisatie nodig is
- wie verantwoordelijk is voor die controle
Het helpt om één verantwoordelijke aan te wijzen voor de periodieke beoordeling. Daarmee voorkom je dat de RI&E een eenmalige actie wordt die daarna in een map verdwijnt.
Leg ook actualisaties en evaluaties vast. Dat maakt zichtbaar wat je hebt aangepast en wanneer je dat hebt gedaan.
Wanneer gelden extra eisen vanuit je branche?
Sommige branches of certificeringen eisen een hogere frequentie. Voorbeelden die vaak genoemd worden zijn VCA en ISO. Daar kan actualisatie bijvoorbeeld elke 2 tot 3 jaar nodig zijn.
Controleer daarom altijd wat je brancheorganisatie of certificerende instantie voorschrijft. Dat kan strenger zijn dan de algemene praktijk van eens per 3 tot 5 jaar beoordelen.
Veelgemaakte fouten
De RI&E eenmalig opstellen en niet meer bijwerken
Dit is een klassieke fout. Je voorkomt die door periodieke checks in te plannen en wijzigingen direct te verwerken.
Het Plan van Aanpak niet goed opvolgen
Een inventarisatie zonder opvolging schiet zijn doel voorbij. Werk daarom met concrete termijnen en monitoring.
Medewerkers te weinig betrekken
Medewerkers zien vaak als eerste waar risico’s veranderen. Betrek hen actief bij het actualisatieproces en informeer hen over wijzigingen.
Waarom is een actuele RI&E zo belangrijk?
Een verouderde of niet bijgewerkte RI&E kan serieuze gevolgen hebben.
- boetes tot € 4.500
- controle door de Nederlandse Arbeidsinspectie
- aansprakelijkheid van de werkgever bij een arbeidsongeval
- mogelijke beperkingen in verzekeringsdekking bij onvoldoende preventiemaatregelen
Daarom is het verstandig om dit document als een levend onderdeel van je arbobeleid te behandelen, niet als een administratieve formaliteit.
Praktische tips om het werkbaar te houden
Een paar keuzes maken het onderhoud een stuk overzichtelijker:
- wijs een verantwoordelijke aan voor periodieke controle
- betrek medewerkers actief bij het actualisatieproces
- verwerk wijzigingen direct en stel dat niet uit
- leg evaluaties en aanpassingen vast
- controleer of je branche aanvullende eisen stelt
FAQ
Is er een wettelijke termijn voor het actualiseren van een RI&E?
Nee. De Arbowet schrijft geen vaste termijn voor, maar eist dat de RI&E altijd actueel is.
Hoe vaak is bijwerken aanbevolen als er weinig verandert?
Houd minimaal elke 3 tot 5 jaar een periodieke controle aan, ook als er geen grote wijzigingen zijn.
Wanneer moet je direct aanpassen?
Dat moet bij veranderingen in het bedrijf, werkmethoden, risico’s of wetgeving. Ook na een ongeval of bijna-ongeval is bijwerken verstandig.
Wat gebeurt er als de RI&E niet actueel is?
Dat kan leiden tot boetes, aansprakelijkheid bij ongevallen en problemen met verzekeringsdekking.
Moet een RI&E altijd getoetst worden?
Bij meer dan 25 medewerkers moeten de RI&E en het Plan van Aanpak worden getoetst door een gecertificeerde arbodeskundige.
Telt vooral de datum van het document?
Nee. Bij controle kijkt een inspecteur vooral naar de inhoud. Als die niet meer aansluit op de praktijk, is het document verouderd.
